Desde o dia 18 de setembro de 2020 está em vigor no Brasil a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei nº 13.709, de 14/08/2018 –, que estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais. O seu objetivo é proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade. Para auxiliar a sua empresa, desenvolvemos o artigo LGPD nas relações de trabalho.

Com a implementação dessa lei, empresas de todos os portes e segmentos passaram a ser obrigadas a cumprir uma série de determinações legais e administrativas.

E, desde 1º de agosto de 2021, as fiscalizações e as sanções administrativas podem ser aplicadas pelo órgão regulador, a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados). As empresas que descumprirem as regras ficarão sujeitas a sanções administrativas que incluem advertência, multa simples ou diária de até 2% (dois por cento) do faturamento, limitada até o valor de R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais).

Na busca pela preservação dos direitos dos titulares de dados, a LGPD estabelece fundamentos e princípios a serem observados durante o tratamento de dados pessoais.

Entretanto, a LGPD não traz nenhum dispositivo expresso que se refere especificamente à proteção de dados pessoais nas relações de trabalho, o que poderia suscitar discussões quanto ao seu alcance no âmbito das relações trabalhistas.

LGPD nas relações de trabalho

Entretanto, diante da quantidade de dados pessoais e dados pessoais sensíveis que são compartilhados pelos inúmeros e diversificados departamentos das empresas, a LGPD possui aplicação direta nas relações de trabalho. Por isso é necessária a conformidade em todas as fases existentes de relacionamento do empregador com os seus empregados.

Na rotina das relações de trabalho, podemos citar as fases da contratação em que há constantemente o tratamento de dados dos empregados:

1. Pré-contratação: com a obtenção de dados de identificação, currículo, referências do candidato à vaga de emprego, dentre outros;
2. Durante o contrato de trabalho: dados para registro de empregados, dados bancários para pagamento de salários, filiação sindical, dados relativos à saúde como exames ocupacionais, atestados médicos, dentre outros;
3. Após o término do contrato de trabalho: com o armazenamento das informações dos antigos empregados para fins trabalhistas, previdenciários e para disponibilização aos órgãos públicos de fiscalização.

Como a empregadora é definida na lei como “controladora”, com responsabilidade sobre os dados dos funcionários a que tem acesso, recomenda-se a celebração de Termo de Ciência, no qual é esclarecido como os dados pessoais e sensíveis são coletados, armazenados e tratados pela empresa, esclarecendo-se, minuciosamente, as finalidades e a base legal de cada dado informado pelo funcionário.

Por exemplo, em relação aos dados bancários coletados, a finalidade é efetuar o pagamento de salários e benefícios. Quanto às questões relacionadas ao plano de saúde, exames admissionais e exames periódicos, por serem dados sensíveis, exigem tratamento especial já que imputam não somente responsabilidade à empresa empregadora, mas penalidade severa em caso de não cumprimento das exigências legais.

Outro ponto importante trazido pela LGPD refere-se à imagem do funcionário para fins de monitoramento, publicidade ou ações de marketing interno da empresa. Por ser um dado sensível, é necessário formalizar o Termo de Ciência e/ou Termo de Consentimento em documento apartado do contrato de trabalho.

Quadro de aviso de aniversariantes, cartão de visitas, funcionários do mês, publicações em mídias sociais corporativas, monitoramento de câmeras de segurança são práticas que precisam ser adequadas a LGPD.

Recomenda-se, além da celebração dos Termos, a atualização da Política de Privacidade da empresa com divulgação em seu website e em local de fácil acesso aos funcionários.

A LGPD exige proteção não somente aos dados dos funcionários, mas também de seus dependentes e, por isto, é importante atualizar as Políticas do Departamento de Recursos Humanos não somente com relação ao uso dos dados internamente pela empresa, mas também com relação ao compartilhamento com terceiros.

Neste contexto, é necessário entender as necessidades de cada empresa para adequar as Políticas do Departamento de Recursos Humanos e os documentos correlatos acima mencionados (Política de Privacidade, Termo de Consentimento e do Termo de Ciência, contrato de trabalho) à LGPD.

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Adequação de contratos de trabalho à LGPD

Vale destacar ainda que na esfera trabalhista os funcionários podem iniciar demandas judiciais exigindo o cumprimento da LGPD pela empresa, a empregadora, sobre o tratamento de seus dados pessoais (informação que permite identificar, direta ou indiretamente, o empregado, tais como, RG, CPF, gênero, data e local de nascimento, telefone, endereço residencial, dados bancários, estado civil) e seus dados sensíveis (origem racial ou étnica, convicções religiosas ou filosóficas, opiniões políticas, filiação sindical, questões genéticas, biométricas e sobre a saúde).

Em suma, a LGPD nas relações de trabalho vai ratificar o que as normas/ leis trabalhistas expressam, quanto à responsabilidade jurídica que o empregador detém em relação aos dados de seus empregados, quanto a existência de boa-fé no tratamento de dados dos empregados pelo empregador, bem como aprimorar a segurança no armazenamento de dados.

Artigo escrito pela advogada Nathalia Valverde, que atuou na equipe do Lassori Advogados